Het belang van een deugdelijke uren- en verlofregistratie

Het belang van een deugdelijke uren- en verlofregistratie

 

Een discussie over te weinig betaald loon, overuren en eventuele verlofuren. Soms ontstaat er discussie, meestal bij of na het einde van de arbeidsovereenkomst. Het is aan de werknemer om de eis dan zo goed mogelijk te onderbouwen. Maar, ook als het bewijs niet 100% sluitend is, zal werkgever zijn betwisting goed moeten onderbouwen. Het is dus van belang een deugdelijke uren- en verlofregistratie bij te houden.

Arbeidstijdenwet

Er zijn een aantal algemene verplichtingen van werk- en rusttijden voor werkgevers en werknemers, welke zijn vastgelegd in de Arbeidstijdenwet. Een waar in dit blog bij wordt stilgestaan, is het belang van het bijhouden van een deugdelijke urenregistratie. Je hebt als werkgever de zorgplicht om werknemers voldoende rust te laten nemen. Doe je dit niet, dan kan de Nederlandse Arbeidsinspectie hierop handhaven en riskeer je als werkgever dus een boete. Dit is natuurlijk geen gewenste situatie.

Je bent dus als werkgever verplicht een deugdelijke urenregistratie bij te houden waarin de gewerkte uren van jouw werknemers bijgehouden worden. Er zijn geen eisen aan de vormgeving gesteld, maar het is belangrijk dat de Nederlandse Arbeidsinspectie wel kan zien of de Arbeidstijdenwet is nageleefd. Een werkgever moet daarnaast het arbeidspatroon (het werkrooster) schriftelijk vastleggen, zodat werknemers dit kunnen inzien en duidelijk kan worden nagegaan wanneer en hoeveel uur iemand dient te werken. Veranderingen in het werkpatroon dien je als werkgever ook zo tijdig mogelijk te mededelen. Bij collectieve regeling, bijvoorbeeld de voor jou geldende CAO, kan worden afgesproken wat onder ‘tijdig mededelen’ verstaan wordt. Zijn er geen afspraken gemaakt in zowel de individuele arbeidsovereenkomst als de voor jouw bedrijf geldende CAO? Dan dient het werkpatroon minstens 28 dagen van tevoren aan jouw werknemers worden bekendgemaakt. Alleen als de aard van het werk dat verhindert, mag werkgever zich beperken tot enkel de mededeling van de wekelijkse rust 28 dagen van tevoren. De begin- en eindtijden van de werkdagen deelt de werkgever dan minimaal vier dagen van tevoren mee, omdat dit (vanwege de aard van het werk) niet altijd vroegtijdig bekendgemaakt kan worden.

Bewijslast

Zoals eerder vermeld, is het aan werknemer om zijn/haar eis goed te onderbouwen. Ook wanneer dit bewijs misschien niet zo sluitend is, dien je als werkgever de betwisting van het standpunt van de werknemer goed te kunnen onderbouwen. Om te beginnen is dan het bijhouden van een goede urenregistratie en verlof registratie een goed begin. Waarom dit precies van belang is, ligt vooraan aan het feit dat een kantonrechter uit kan gaan van het bewijs van werknemer, als de urenregistratie en verlof registratie van werkgever niet deugdelijk of niet bruikbaar is. Oftewel, de administratie van werknemer geldt als bewijs, wat je als werkgever in dat geval dient te weerleggen met jouw eigen bewijslast.

Conclusie, is dat een rechter sneller zal meegaan met de loonvordering van de werknemer, wanneer je als werkgever een onduidelijke of onvolledige administratie bijhoudt. Zorg dus altijd voor een juiste administratie van uren en verlof én laat werknemer bijvoorbeeld tekenen voor akkoord onder de staten van overuren en/of roosters. Op dat moment is voor beide partijen dan duidelijk op welke uren wel en niet gewerkt is.

Heb je vragen over dit onderwerp? Natuurlijk staan wij bij PersonPlus klaar om je verder te helpen! Je kunt ons bereiken via hr@personplus.nl of 0113-405680.