De bezem erdoor! Jouw administratie op orde

De bezem erdoor! Jouw administratie op orde

De grote schoonmaak

Toen huizen vroeger nog geen centrale verwarming hadden werd er verwarmd via kolenkachels…gelukkig van voor mijn tijd. Eind april ging de kachel uit, ongeacht de temperatuur buiten. Een kolenkachel zorgde voor veel stof en roet in huis, daarom was het na het doven van de kachel tijd voor de grote schoonmaak. Het hele huis ging op zijn kop en er werd van boven tot onder gepoetst…

Tot zover een verhaal uit die goede (?) oude tijd…Met het verdwijnen van de kolenkachels verdween ook de grote schoonmaak. Toch vinden wij van PersonPlus het een goed idee om de grote schoonmaak weer in te voeren…en dan bedoelen we niet bij jou thuis of in het bedrijf maar in je personeelsadministratie en NMBRS omgeving. De bezem en dweil kun je laten staan, open je laptop en ga aan de slag. Fysiek wat minder intensief maar het geeft net zo’n voldaan gevoel als je klaar bent!

Maar wat bedoelen we dan met deze grote schoonmaak?

Al jouw personeelsgegevens met betrekking tot de salarisadministratie worden grotendeels in NMBRS bewaard, in ieder geval is dit zo als PersonPlus de inschrijving heeft verzorgd. Maar het kan natuurlijk ook zo zijn dat je zelf ook documenten van personeelsleden bewaart, misschien op papier, misschien digitaal. Voor deze gegevens bestaat een verplichte bewaartermijn, maar tegelijkertijd dien je gegevens ook te verwijderen na een aantal jaar nadat de werknemer uit dienst is.

Wettelijk verplichte bewaartermijnen:

Gegevens uit de salarisadministratie, arbeidsovereenkomsten (met salarisafspraken) en persoonlijke gegevens van de werknemer moeten 7 jaar bewaard worden nadat een werknemer uit dienst is. Voor loonbelastingverklaringen en kopieën van het identiteitsbewijs geldt een verplichte bewaartermijn van 5 jaar nadat een werknemer uit dienst is. Voor andere documenten, zoals verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten (zonder salarisafspraken) en wijzigingen hierin, getuigschriften, correspondentie met de werknemer etc. is niets vastgelegd in de wet. Over het algemeen geldt echter een termijn van 2 jaar na einde dienstverband.

Langer bewaren van gegevens mag alleen als er een arbeidsconflict met de desbetreffende medewerker is (geweest) of als er nog een rechtszaak loopt.

Is de termijn verstreken? Opruimen dan maar!

Uiteraard zorgt PersonPlus ervoor dat deze termijnen in NMBRS gehanteerd worden.

In en uit dienst

Is de harde schijf van je computer lekker opgeschoond? Log dan in op NMBRS en bekijk de lijst met huidige werknemers goed. Staan er misschien nog medewerkers tussen die inmiddels uit dienst zijn? Geef dit dan door aan PersonPlus, geef hierbij aan per wanneer de medewerker uit dienst is en met welke reden. Dit laatste is informatie die door de belastingdienst wordt opgevraagd. Let op, medewerkers die in de toekomst in dienst komen, vind je onder uit dienst. Pas als de periode waarin ze in dienst komen ook in NMBRS is gestart (kijk rechtsboven, vaak pas na de run van de oproepers) dan zie je deze medewerker verschijnen in de lijst met actieve medewerkers. Ontbreken er medewerkers die je al hebt ingeschreven? Herinner de medewerker er dan aan zijn/haar gegevens aan te leveren. Heb je nieuwe medewerkers die nog niet ingeschreven zijn, dan kun je dit gelijk doen via personplus.nl/formulieren.

Aflopende contracten

Via de overzichten in NMBRS kun je de lopende contracten zien. Controleer van al je contracten voor bepaalde tijd eens of ze binnenkort aflopen en of je misschien nog een verlenging of beëindiging door moet geven aan PersonPlus. Het overzicht Contracten is hiervoor erg handig, maar let op, want hierin wordt alleen het lopende en dus niet het eventueel toekomstige contract vermeld. Even op medewerker niveau checken is dus wel nodig. Je mailbox nalopen kan ook, je ontvangt ruim voor het aflopen van een contract al automatische reminders (90, 60, 40 en 1 dag(en) voor de einddatum).

Lonen

PersonPlus houdt voor jou de lonen in de gaten en wij zorgen ervoor dat een loon nooit onder het wettelijk dan wel CAO minimumloon komt. Is een medewerker jarig en heeft deze recht op een loonsverhoging, dan voeren wij deze door. Heb je een eigen salaristabel, dan houden we deze aan. Maar, wil jij je medewerkers graag meer betalen dan het minimum, dan zou dit kunnen betekenen dat er dus geen sprake is van een automatische loonsverhoging bij een verjaardag. Kijk daarom alle lonen even na, ook hiervoor kun je een overzicht raadplegen, het overzicht Uren en salaris.

Taken

Rechtsboven op je dashboard van NMBRS staat een geel bolletje, Actions. Klik erop en je ziet alle openstaande taken staan. Dit zal meestal gaan om het ondertekenen van een arbeidsovereenkomst of verlenging of wijziging. Staan er geen acties, dan ben je snel klaar, en anders klik je op de taak om deze te openen en uit te voeren.

Functionerings- en beoordelingsgesprekken

Het is belangrijk om regelmatig persoonlijke gesprekken te houden met je medewerkers, dat hoeven we jou als goed werkgever vast niet te vertellen. Heb je alle gesprekken voor dit jaar al gepland? En heb je eigenlijk al een goede tool hiervoor? PersonPlus werkt samen met De Digitale Gesprekscyclus, een handige tool waarmee ambitie-, voortgangs- en evaluatiegesprekken voorbereid, verwerkt en vastgelegd kunnen worden. Meer weten? Vraag ernaar bij de HR afdeling van PersonPlus, zij vertellen je graag meer.

Vakantie

Na deze grote schoonmaak ben je wel toe aan vakantie, toch? Je werknemers misschien ook….zijn de vakanties al gepland, en zijn de vakantie-saldi bijgewerkt? Denk er ook aan je werknemers tijdig te waarschuwen dat hun opgebouwde wettelijke vakantie-uren komen te vervallen na anderhalf jaar: uren van het voorgaande jaar vervallen op 1 juli van het opvolgende jaar. Als werkgever dien je je medewerkers hiervoor actief te informeren en waarschuwen. Je kunt vakantiesaldi ook bijhouden in NMBRS, ook kunnen je medewerkers hun verlofaanvraag via NMBRS doen, zo is het saldo altijd actueel. Jouw salarisadministrateur kan je hierover meer uitleg geven.

Zet de bezem maar in de kast

Dat viel best mee toch? Waarschijnlijk zijn er wel een paar hoeken en gaten vergeten bij de schoonmaak, maar PersonPlus helpt je hieraan wel herinneren. Voor vragen over de schoonmaak van NMBRS en je personeelsadministratie kun je bij ons terecht….maar de bezem, dweilen en zemen hanteren we liever niet.