Vaste reiskostenvergoeding verdwijnt per 1 april 2021

Vaste reiskostenvergoeding verdwijnt per 1 april 2021

Een grote wijziging in het bedrijfsleven van Nederland zal binnenkort ingaan. Per 1 april 2021 is namelijk de vaste reiskostenvergoeding (mogelijk) voor jouw werknemer(s) niet meer geldig. Wat zijn nu de regels en wat zal er binnenkort wijzigen? En belangrijk voor werkgevers: welke opties zijn er voor jou om hiermee om te gaan? Daarover willen wij jou meer duidelijkheid geven in dit blog.

(On)belaste reiskostenvergoeding

Tot en met 31 maart 2021 kun jij als werkgever een vaste reiskostenvergoeding, gebaseerd op het reispatroon van vóór 13 maart 2020, aanbieden aan werknemers die thuiswerken. Dit is geoorloofd omdat op 13 maart de lockdown werd aangekondigd in Nederland en hierdoor het kabinet tijdelijke goedkeuring gaf om ook thuiswerkdagen van werknemers als reisdagen te beschouwen. De vaste reiskostenvergoeding kun je gericht vrijstellen en daarmee belastingvrij reiskosten betalen.

Betaal jij als werkgever een vaste reiskostenvergoeding aan jouw medewerkers die thuiswerken? Let dan op! Deze fiscale tegemoetkoming loopt, door de aanhoudende Coronacrisis, per 1 april 2021 af en hierdoor mogen thuiswerkdagen vanaf dan niet meer als kantoordagen worden aangemerkt.

Het gevolg hiervan is dat de vaste reiskostenvergoeding, die gebaseerd is op het reispatroon van vóór 13 maart 2020, niet zomaar meer belastingvrij mag worden uitgekeerd. Vanaf april is het essentieel dat de vergoeding overeenkomt met het werkelijke reisgedrag van jouw (thuiswerkende) werknemers. Komt de vergoeding niet overeen met het gerealiseerde reisgedrag? Dan kan dit ervoor zorgen dat een naheffing zal plaatsvinden.

Voorkom naheffing

Wil je toch reiskostenvergoeding blijven vergoeden? Dan zal je de daadwerkelijke reisbewegingen van je werknemers in kaart moeten brengen. Er zijn 2 manieren om de reiskostenvergoeding toe te kennen.

De 36-weken of 128-dagen-eis

Als een (nieuwe) werknemer aantoonbaar 36 weken of 128 dagen naar een vaste werkplek reist is het toegestaan een vaste reiskostenvergoeding te (blijven) betalen. Hierbij geldt dat de vaste reiskostenvergoeding niet meer bedraagt dan het aantal kilometers woon-werkverkeer maal de maximum belastingvrije vergoeding van € 0,19 per kilometer.

Per 1 april 2021 houdt de goedkeuring, met betrekking tot de vaste reiskostenvergoeding voor thuiswerkend personeel, van het kabinet op te bestaan en geldt de bestaande wet- en regelgeving weer. Dit houdt in dat tot 6 weken, en in deze situatie ook tot 31 maart 2021, na verandering van het reisgedrag de vaste reiskostenvergoeding mag worden betaald. Voorbeelden van verandering van reisgedrag zijn verhuizing van een werknemer, minder aantal werkuren, langdurig ziekte maar ook thuiswerkdagen. Dus per 1 april 2021 zal de werkgever opnieuw moeten beoordelen of de vaste reiskostenvergoeding voldoet aan de eis en dat, wanneer niet aan de 36-weken of 128-dagen-eis kan worden voldaan, geen vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer mag worden betaald.

Gereden kilometers

De tweede manier om reiskosten te vergoeden is om deze op basis van daadwerkelijk gereden kilometers te verstrekken met een onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer. De manier van vervoer kan dus tot verschillende uitkomsten leiden. De reisafstand met de auto kan namelijk afwijken van de reisafstand met de fiets, trein of ander vervoersmiddel. Een werkgever is daarom verantwoordelijk voor een sluitende rittenadministratie. Dit betreft woon-werkverkeer maar ook andere zakelijke ritten. Dit betekent meer administratie voor beide partijen, zowel de werkgever als de werknemer.

Tip! Reiskostenvergoeding per dag

Wisselt het aantal dagen dat een medewerker werk vanuit huis verricht en werkt op de zaak/kantoor? Vraag PersonPlus dan om de reiskostenvergoeding per dag te berekenen. Maandelijks kun je dan de daadwerkelijk gewerkte dagen op de zaak/ op kantoor doorgeven in het salarisportaal, dit zal dan verloond worden tegen de vastgestelde reiskostenvergoeding per dag.