Studiekostenbeding, bescherm jouw investering

Studiekostenbeding, bescherm jouw investering

Als je als werkgever de studiekosten van een medewerker betaalt, heb je het recht om jouw investering te beschermen door middel van een studiekostenbeding. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat een medewerker voor een bepaalde tijd bij de werkgever in dienst moet blijven nadat de opleiding is afgerond of anders een deel van de studiekosten terug moet betalen. Benieuwd hoe je dit goed vastlegt als werkgever? Lees snel verder in onze blog!

Studiekostenbeding, wat is dat?

Werkgevers juichen over het algemeen de ontwikkeling van hun medewerkers toe, dit levert immers ook voordelen voor de onderneming op. In sommige gevallen kan het zijn dat een medewerker een opleiding of cursus kan volgen om de volgende stap in zijn of haar ontwikkeling te maken. Denk hierbij aan een opleiding tot gastvrouw, sommeliér, chef of leidinggevende. Dit kan als werkgever ook zeer aantrekkelijk zijn omdat jouw onderneming dankzij de ontwikkeling van personeel ook kan groeien. Maar voor niets gaat de zon op, dus hoe zit het met de kosten van zulke opleidingen? Als beide partijen het erover eens zijn dat een bepaalde opleiding zowel voor jouw onderneming als de medewerkers iets toevoegt aan de werkzaamheden, kun je er als werkgever voor kiezen om deze opleiding te vergoeden aan de medewerker. Dit wil je natuurlijk goed vastleggen en je wilt ervoor zorgen dat de medewerker niet na het afronden van de opleiding direct vertrekt.

Voorwaarden studiekostenbeding

Door een studiekostenbeding op te stellen kun jij als werkgever voorwaarden stellen aan de studiekosten vergoeding die je aan jouw medewerk(s) vergoedt. Een van de meest voorkomende is dat de medewerker voor een bepaalde periode na het behalen van de opleiding of cursus in dienst blijft bij de werkgever. Wanneer dit niet gebeurt moet de medewerker (een gedeelte van) het opleidingsgeld terugbetalen. Ook het uitvoeren van een bepaalde functie kan vallen onder een studiekostenbeding.

Wettelijk gezien moet een studiekostenbeding aan een aantal eisen voldoen. Deze zijn als volgt:

1. In het beding moet zijn vastgelegd over welke periode de werkgever baat heeft bij de door de studie verworven kennis en vaardigheden. Dit is de periode waarover de kosten vervolgens zijn terug te vorderen;

2. De terugbetalingsverplichting moet verminderen naar evenredigheid van het voortduren van de arbeidsovereenkomst tijdens de onder 1. bedoelde periode. Ook moet het prijskaartje dat verbonden is aan de studie gespecificeerd worden;

3. De consequenties van het beding moeten duidelijk aan de medewerker zijn toegelicht;

4. Het initiatief voor de beëindiging is uitgegaan van de medewerker;

5. De hoogte van de door de werknemer terug te betalen bedragen mag er niet toe leiden dat hij aan loon minder overhoudt dan het minimumloon. In dat geval moet er een terugbetalingsregeling afgesproken worden.

Wat wordt met deze voorwaarden bedoeld? In de eerste plaats moet in het beding duidelijk zijn hoe lang de medewerker in dienst blijft bij de werkgever nadat de studie is afgerond. Dit kunnen een aantal jaren zijn, maar niet te lang. Vervolgens moet je als werkgever duidelijk aangeven dat wanneer de datum van verstrijken dichterbij komt, het terug te betalen bedrag ook verminderd. Het mag wettelijk niet zo zijn dat wanneer een medewerker 2/3 van de termijn is blijven werken maar daarna ontslag neemt, de volledige studiekosten terugbetaald moeten worden.

Over de kosten gesproken, het moet in het beding duidelijk zijn welke kosten door jou als werkgever worden vergoedt en wat de consequenties voor jouw medewerker zijn wanneer het studiekostenbeding wordt geschonden. Ook de daling naarmate de termijn vordert moet duidelijk worden aangegeven.

Ook is het van belang dat wanneer de situatie zich voordoet dat het studiekostenbeding in werking wordt gesteld, dit op initiatief van medewerker gebeurt. Uitzonderingen zijn natuurlijk wanneer de medewerker er een spreekwoordelijk ‘potje’ van maakt en jij als werkgever geen andere optie meer ziet dan ontslag aanbieden. Dit moet uiteraard ook weer volgens de wet en contractuele afspraken. Stel dat de medewerker de overeenkomst binnen de gestelde termijn opzegt, dan mogen nooit bij de eindafrekening in één keer alle studiekosten ingehouden worden als dit ertoe leidt dat het loon van de werknemer dan onder het minimumloon uitkomt. In dit geval zal er in termijnen terugbetaald moeten worden aan de werkgever.

Voorkom discussie

Een tip die we je als laatste mee willen geven is: zorg vóór aanvang van de studie dat de afspraken met betrekking tot de studieovereenkomst duidelijk op papier staan en door beide partijen getekend is. Het is belangrijk dat de werknemer vooraf duidelijk is wat het prijskaartje van de studie is, of dit terugbetaald moet worden indien hij/zij vertrekt binnen een bepaalde termijn en wat bijvoorbeeld de gevolgen zijn als de werknemer de studie niet voltooit. Een werknemer is namelijk niet verplicht om achteraf een studieovereenkomst te tekenen als hij/zij al begonnen is met de studie of zelfs al klaar is en er geen afspraken gemaakt waren over eventuele terugbetaling. Door tijdig afspraken te maken voorkom je discussie of dat jouw investering voor niks is geweest!

Kortom, het lijkt eenvoudiger dan het in werkelijkheid is. Heb jij vragen over een studiekostenbeding voor een van jouw medewerkers? Laat het ons weten. PersonPlus helpt je graag met het opstellen van een studiekostenbeding waardoor jouw investering beschermd wordt.