Maaltijden op het werk

Maaltijden op het werk

Waar het in de vorige eeuw nog gebruikelijk was om “tussen de middag” thuis te gaan eten, komt dat nu praktisch nooit meer voor. Behalve die ene medewerker die even naar huis racet om de hond uit te laten, blijft iedere medewerker nu op de werkplek om te eten. Er worden maaltijden van thuis meegenomen, er is een cateringservice, tijdens de vergadering wordt er een broodje gegeten of de medewerker onderweg eet zijn krentenbollen en appel in de auto op.

Allerlei manieren om de innerlijke mens te voeden, maar het zit hem in de details. Want zodra er sprake is van een vergoeding of verstrekking van de maaltijd door de werkgever, wil de fiscus in vele gevallen graag een hapje mee-eten. Hoe vergoed jij maaltijden als werkgever, wanneer spreekt men van een bijtelling en hoe gaat de fiscus hiermee om? Daarover lees je meer in dit blog!

Nihil-waardering

We hebben het niet over het kopje koffie, glas cola of fruit dat verstrekt wordt door de werkgever, deze vallen onder de zogenaamde nihil-waardering. Ook het biertje of wijntje dat gedronken wordt op de vrijdagmiddagborrel na werktijd en de bitterballen die daar uiteraard bij gegeten worden, hebben de goedkeuring van de fiscus. Zolang alles maar op de werkplek genuttigd wordt, valt het onder de nihil-waardering. In sommige sectoren is het wel verstandig hierover afspraken te maken, bijvoorbeeld in de horeca. De afspraken, bijvoorbeeld over wanneer en waar er iets wordt genuttigd en de hoeveelheid consumpties na afloop van de dienst, kunnen worden vastgelegd in het personeelshandboek of het huishoudelijk reglement, wat aan iedere medewerker wordt gegeven zodra deze in dienst komt.

Wanneer spreken we over een maaltijd? Als die schaal bitterballen vervangen wordt door een broodje kroket wordt het al discutabel, maar wanneer er dan ook nog een kop soep bij komt, dan hebben we het zeker over een maaltijd. Het is belangrijk om te benadrukken dat een vergoeding van een maaltijd ook gezien kan worden als een verstrekking van deze maaltijd, beide zijn namelijk loon in natura.

(On)belast maaltijden vergoeden

Als een maaltijd een meer dan bijkomstig zakelijk karakter heeft, mag deze onbelast worden vergoed, als gerichte vrijstelling en tot het bedrag van de werkelijke kosten. Gerichte vrijstelling, onbelast, vrije ruimte, hoe zat dat ook alweer? Als werkgever mag je jaarlijks een deel van je totale jaarloonsom (vastgesteld percentage) onbelast vergoeden of verstrekken aan je werknemers, dit is de zogenaamde vrije ruimte. Deze regeling wordt de werkkostenregeling genoemd. Een aantal zaken is echter vrijgesteld van toewijzing aan de vrije ruimte, wat betekent dat ze altijd onbelast mogen worden vergoed zonder dat je hiermee het risico loopt op overschrijden van de vrije ruimte. Maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter zijn hier een voorbeeld van, deze mogen altijd onbelast worden vergoed.

Een meer dan bijkomstig zakelijk karakter, wat wil dat zeggen? Kort gezegd gaat het om situaties waarin de werknemer niet op gewone tijden thuis kan eten in verband met het werk. Het kan dan gaan om werken tijdens de koopavond, overwerk, tijdens dienstreizen, aan boord (zowel van schepen, boorplatforms als vliegtuigen), op niet-permanente locaties of in geval van ambulante medewerkers die voor het werk op pad zijn. In alle andere gevallen valt een maaltijd die wordt vergoed, niet onder de gerichte vrijstellingen en dan komt de vergoeding ten laste van je vrije ruimte. Zolang je deze niet overschrijdt is er niets aan de hand, maar bij overschrijding betaal je maar liefst 80% heffing.

Voorbeelden van vergoedingen die onder gerichte vrijstellingen vallen zijn:

• De medewerker die op pad is voor het werk, koopt zelf een maaltijd en eet deze onderweg op. Het volledige bedrag mag onbelast vergoed worden en is gericht vrijgesteld.
• De medewerker die moet overwerken of de koopavond moet draaien, laat een pizza bezorgen. Het volledige bedrag mag onbelast vergoed worden en is gericht vrijgesteld.
• De chef-kok gaat een dagje naar een beurs met een leverancier en luncht samen met de leverancier in een wegrestaurant. De maaltijd mag onbelast vergoed worden en komt niet ten laste van de vrije ruimte. Als de chef de maaltijd voor de leverancier ook heeft betaald mag ook deze onbelast worden terugbetaald, het gaat hier om zogenaamde intermediaire kosten die ook vrijgesteld zijn.

Als de maaltijd wordt vergoed, dan mag je als werkgever zelf beslissen of je de werkelijke kosten vergoed of dat je hiervoor het normbedrag van € 3,35 aanhoudt. Het is niet van belang waar de medewerker de kosten voor de maaltijd heeft gemaakt (restaurant, bakker, supermarkt etc.)

Wat te doen als de maaltijd geen meer dan bijkomstig zakelijk karakter heeft?

Als de maaltijd die vergoed of verstrekt wordt niet onder de gerichte vrijstelling valt, en je wilt deze ook niet ten laste laten komen van de vrije ruimte, dan moet je de maaltijd bij het loon van de medewerker optellen, of er moet ingehouden worden op het loon. De fiscus ziet de maaltijd dan als loon waarover loonheffingen verschuldigd zijn. Hieronder worden de opties die je hebt beschreven.

Voorbeelden van maaltijden die niet onder gerichte vrijstelling vallen zijn:

• In de horeca: De koks die ’s middags begonnen zijn met de mis-en-place, eten een door de eigenaar van het restaurant klaargemaakte stoofschotel om 16.30 uur aan een tafel in het restaurant, waarna ze daarna weer verder gaan met de voorbereidingen voor de avond.
• De werkgever laat een paar keer per week brood, beleg en salades bezorgen door ’s lands bekendste grootgrutter, zijn werknemers hoeven geen lunch mee te nemen, ze eten gezamenlijk van de door werkgever ingekochte etenswaren. De lunch wordt genuttigd in de vergaderzaal, of als deze bezet is, de bibliotheek.
• Er is een kantine aanwezig waar tegen een gereduceerd tarief een maaltijd gekocht kan worden.
• De ambulant medewerker reist in een bepaalde periode meer dan 20 keer naar dezelfde locatie zonder lange onderbrekingen. Hierdoor is de medewerker niet meer ambulant en mag de maaltijd niet meer onbelast worden vergoed.

Bijtelling maaltijd

In al deze voorbeelden kan de werkgever het normbedrag, dat ieder jaar opnieuw wordt vastgesteld, optellen bij het loon. Het normbedrag voor 2021 is door de Belastingdienst vastgesteld op € 3,35 per maaltijd, ongeacht of dit een ontbijt, lunch of diner betreft. Alleen als je aantoonbaar kunt maken dat de maaltijd goedkoper is dan € 3,35 mag je het normbedrag verlagen. Je moet dan niet alleen de ingrediënten meerekenen, ook de kosten voor het klaarmaken, personele kosten etc. tellen mee. Het zal in de praktijk dan ook eigenlijk niet voorkomen dat je lager uitkomt.

Voorbeeld: Jantine heeft een brutoloon van € 2300,- in maart. Ze werkt in maart 20 dagen en krijgt iedere dag een eenvoudige lunch van haar werkgever, welke genuttigd wordt in de vergaderzaal. Ze hoeft daardoor geen lunch van thuis mee te nemen en doet dit ook niet. Naast de lunch drinkt ze dagelijks ook nog zes koppen koffie en eet ze tussendoor een appel of banaan uit de schaal met werkfruit die de werkgever wekelijks laat bezorgen door de plaatselijke groenteboer.

De koffie en het fruit vallen onder de nihilwaardering, de lunch is loon in natura. Hiervoor moet het normbedrag worden opgeteld bij het brutoloon. PersonPlus verwerkt op de loonstrook van Jantine over de maand maart 20 x € 3,35 = € 67,- waardoor het loon waarover heffingen worden berekend op

€ 2300,- + € 67,- = € 2367,- komt. De heffingen worden uiteraard van het brutoloon van 2300,- afgehaald, waarna het nettoloon overblijft wat aan Jantine wordt overgemaakt.

Maaltijdinhouding

De medewerker mag ook zelf meebetalen aan de maaltijd, dit bedrag wordt dan van het normbedrag afgehaald. Als je als werkgever de maaltijden bij het loon telt, moet je dus ook bijhouden hoeveel maaltijden je werkgever nuttigt en hoeveel eigen bijdrage de medewerker daarvoor betaalt.

Kies je er toch voor om de maaltijden aan te merken als eindheffingsloon voor de vrije ruimte, dan hoeft dat niet. Je mag dan alle maaltijden van alle medewerkers bij elkaar optellen en daar alle eigen bijdragen vanaf halen, indien van toepassing. Het resterende bedrag mag je ten laste van de vrije ruimte brengen.

Mag je als werkgever je medewerker laten betalen voor een maaltijd? Dit is met name in de horeca een veelgestelde vraag. Dit mag, dan wordt de maaltijd ingehouden op het nettoloon. Je mag je werknemer dan echter niet verplichten mee te eten, deze moet er ook voor kunnen kiezen een zelf meegebrachte of gehaalde maaltijd te nuttigen. Wil je medewerker mee-eten en meebetalen en kies je er niet voor om de gerichte vrijstelling toe te passen? Hou dan per medewerker maandelijks per genuttigde maaltijd een bedrag in op het nettoloon, hiervoor bestaat echter geen richtlijn, alhoewel het normbedrag aangehouden kan worden.

Kortom, over maaltijdvergoeding of verstrekking moet worden nagedacht. Het advies van PersonPlus luidt dan ook:

Maaltijden op het werk? Zet een bordje bij voor de fiscus!