Identificatie niet-Nederlandse werknemers
door Karina Schoe - Riemens - 21 april 2023
Mijn werknemer heeft niet de Nederlandse nationaliteit….probleem, uitdaging of makkie?
Met de huidige krapte op de arbeidsmarkt zijn buitenlandse werknemers zeer welkom, ze kunnen jou net dat paar extra handen of denkkracht bieden die je nodig hebt op de werkvloer.
Er is echter wel een aantal zaken waar je goed op moet letten als je een niet-Nederlandse werknemer aanneemt, maar met deze uitleg van PersonPlus is dit hooguit een uitdaging, meestal een makkie, maar zeker geen probleem.
Als eerste is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen verschillende groepen werknemers:
- Werknemers afkomstig uit / met de nationaliteit van een land uit de Europese Economische ruimte
- Werknemers afkomstig uit / met de nationaliteit van Oekraïne of werknemers die in de Oekraïne een verblijfsstatus hadden
- Werknemers afkomstig uit / met de nationaliteit van een land dat buiten de Europese Economische ruimte valt
Wat is de Europese Economische ruimte?
De Europese Economische ruimte wordt afgekort tot EER en is eigenlijk de EU+. Alle landen uit de Europese Unie plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland behoren tot de EER.
Sinds het ontstaan van de EU zijn er al vele landen bijgekomen, dus de ooit geleerde afkorting DING FLOF BIPS (herken je ‘m nog?) is al lang niet meer van toepassing.
Hierbij een opsomming van de EU-lidstaten: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Kroatië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Noorwegen, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Zweden.
Aangevuld met Liechtenstein, Noorwegen en IJsland vormen deze 30 landen samen de EER.
Landen die nog kandidaat lidstaat zijn van de EU vallen nog niet onder de EER. Voorbeelden hiervan zijn Turkije, Oekraïne en Albanië.
Let op! Sinds de Brexit is het Verenigd Koninkrijk geen onderdeel meer van EER of EU.
Mensen uit Zwitserland mogen, ondanks dat Zwitserland niet tot de EER behoort, wel zondermeer voor u werken, hen mag je beschouwen als afkomstig uit de EER landen.
Mijn nieuwe werknemer komt uit één van de landen van de EER, wat moet ik controleren?
Voor werknemers die afkomstig zijn uit een EER land en die (nog) niet de Nederlandse nationaliteit hebben moet je in het kader van de verificatieplicht allereerst hun identiteitsbewijs of paspoort controleren van het land van herkomst. Dit mag geen rijbewijs zijn, omdat op een identiteitsbewijs dat vereist is bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst, een nationaliteit vermeld moet staan. Daarnaast dien je te controleren of je nieuwe werknemer in het bezit is van een bsn, deze moet dit kunnen aantonen door middel van een document waarop in ieder geval naam, geboortedatum en bsn staan. Vaak is dit de brief die de medewerker heeft ontvangen na inschrijving in de gemeente.
Een medewerker die korter dan 4 maanden in Nederland verblijft kan zich in laten schrijven in de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI). Dit kan niet bij iedere gemeente, alleen bij één van de 19 gemeenten in Nederland met een RNI loket.
Een medewerker die langer dan 4 maanden in Nederland verblijft moet zich in de woongemeente inschrijven.
Een bsn blijft een levenslang geldig, ook als de medewerker in het verleden een bsn heeft gehad en weer naar het buitenland is vertrokken, zal hij bij opnieuw inschrijven in Nederland dit bsn behouden.
Zonder een bsn mag een medewerker niet aan het werk in Nederland, dus vandaar de plicht om dit te controleren voordat je een medewerker in dienst neemt.
Kan een medewerker diens bsn niet aantonen maar heeft hij wel een bsn? Dan dien je het anoniementarief toe te passen, dat wil zeggen dat het loon van een werknemer belast wordt met een toptarief van 52% loonheffing zonder dat loonheffingskorting mag worden toegepast.
Samengevat: Uit EER? Dan controle ID/Paspoort en bsn.
Voor de bewaarplicht geldt dat ook een kopie van het document met bsn bewaard moet worden. Voor de zorgplicht is het kunnen tonen van een document met bsn niet nodig.
Mijn nieuwe werknemer komt niet uit een land van de EER, wat moet ik controleren?
Voor werknemers die niet afkomstig zijn uit een EER land en die (nog) niet de Nederlandse nationaliteit hebben, is wat meer controle nodig.
Allereerst moet de volgende vraag beantwoord worden: mag deze persoon werken in Nederland? Dit kun je controleren door de verblijfsvergunning op te vragen, deze mag tevens dienen als identiteitsbewijs.
Controleer allereerst of het een Nederlandse verblijfsvergunning is. Indien dit niet het geval is, dan mag de medewerker niet voor u werken zonder verdere acties. Is het een Nederlandse verblijfsvergunning dan staat op de achterkant of de medewerker mag werken in Nederland. Als dit niet op de achterkant staat, mag die persoon niet voor je werken.
Soms worden er voorwaarden genoemd, bijvoorbeeld:
- Een TWV (Tewerkstellingsvergunning) aanvragen als iemand korter dan 3 maanden voor je komt werken. Dit kan via het UWV
- Een GVVA (Gecombineerde vergunning verblijf en arbeid) aanvragen als iemand langer dan 3 maanden voor je komt werken. Dit kan via de IND.
Let op! Zolang dit niet in orde is, mag iemand niet voor je werken.
Na de controle van de verblijfsvergunning volg je daarna dezelfde stappen als bij een medewerker uit een van de landen van de EER. Op een verblijfsdocument staat geen bsn, dus een document met bsn is ook vereist.
Voor de bewaarplicht moet je een kopie van de verblijfsvergunning (voor- en achterkant) en een document met bsn bewaren. Het verblijfsdocument telt ook als identiteitsbewijs.
Wanneer een potentiële medewerker in bezit is van een Nederlands vreemdelingen- of vluchtelingenpaspoort dan mag je dit als identiteitsbewijs zien, maar let op, want hierop kun je niet zien of iemand mag werken. Controle (en bewaren) van de verblijfsvergunning is dan dus ook nog nodig.
Voor de verificatieplicht is altijd een document vereist waarop de nationaliteit van de medewerker staat. Een rijbewijs voldoet dus nooit!
Mijn nieuwe werknemer komt uit Oekraïne of had een verblijfsstatus in Oekraïne, wat moet ik controleren?
Vluchtelingen uit Oekraïne die onder de Richtlijn tijdelijke bescherming Oekraïne vallen, mogen arbeid in loondienst verrichten in Nederland zonder tewerkstellingsvergunning, ondanks het feit dat Oekraïne niet onder de EER valt. De richtlijn tijdelijke bescherming duurt vooralsnog tot 4 september 2023.
Deze groep vluchtelingen moet wel kunnen aantonen dat zij mogen werken, dus dat is je eerste stap van de verificatieplicht. Ze kunnen dit aantonen met een bewijs van de IND, het zogenoemde bewijs van verblijf. Dit is een sticker (in het Oekraïense identiteitsbewijs of paspoort) of O-document, dit kan worden opgehaald bij de IND na inschrijving in een Nederlandse gemeente en wanneer men voldoet aan de voorwaarden.
Let op! Vluchtelingen uit Oekraïne die niet de Oekraïense nationaliteit hebben maar die wel een verblijfsvergunning uit Oekraïne hebben die op of voor 23 februari 2022 is afgegeven en die in het bezit zijn van de sticker of O-document, mogen ook werken in Nederland.
Na controle van de sticker of O-document volgt de controle van het identiteitsbewijs of paspoort, en de controle van het document met bsn. Je volgt dan dus dezelfde stappen als bij een medewerker uit Zwitserland of een EER land.
Voor de bewaarplicht geldt dat je alle documenten die je hebt geverifieerd, ook moet bewaren.
Meldplicht!! Voor medewerkers uit Oekraïne geldt dat je hen ook nog moet aanmelden bij het UWV, uiterlijk 2 dagen voor de start van de arbeidsovereenkomst. Dit kan via het werkgeversportaal of via een formulier, dit vind je hier: https://www.uwv.nl/werkgevers/formulieren/melden-tewerkstelling-van-een-tijdelijk-beschermde-werknemer-uit-oekraine.aspx
Voor het aannemen van alle buitenlandse medewerkers geldt: eerst alle documenten in orde, dan pas starten met werken!
Lijkt het aannemen van een buitenlandse medewerker ondanks deze uitleg nog een probleem of uitdaging? Geen zorgen, PersonPlus zorgt ervoor dat het alsnog een makkie wordt. Overleg voordat je de medewerker aanneemt de beschikbare documenten met PersonPlus en wij geven uitsluitsel. Als wij er ook niet uitkomen, nemen we contact op met de IND, de arbeidsinspectie of het UWV.
Bronnen:
https://ind.nl/nl/oekraine/richtlijn-tijdelijke-bescherming-oekraine
PersonPlus spant zich in om de inhoud van haar blogs zo actueel mogelijk te houden. Ondanks deze zorg en aandacht is het mogelijk dat de inhoud onvolledig, verouderd en/of onjuist is. Er kunnen geen rechten aan de door PersonPlus verstrekte informatie worden ontleend. PersonPlus is niet aansprakelijk voor schade welke kan ontstaan als gevolg van onjuiste of incomplete informatie op de website.