Hoe werkt de 214 dagen regeling?
Het versimpelen van je salarisadministratie door zaken zoals een vaste maandelijkse kilometervergoeding in te voeren, biedt tal van voordelen. Ten eerste zorgt het voor meer duidelijkheid en minder administratieve rompslomp. In plaats van elke gereden kilometer apart te berekenen en vergoeden, wordt een vast bedrag afgesproken dat maandelijks wordt uitgekeerd. Dit maakt de administratie veel eenvoudiger en minder tijdrovend, zowel voor de werkgever als voor de medewerker.
Daarnaast vergemakkelijkt een vaste kilometervergoeding de financiële planning. Medewerkers weten precies welk bedrag ze kunnen verwachten, wat het gemakkelijker maakt om hun budget te beheren. Voor werkgevers betekent het dat ze minder tijd kwijt zijn aan het verwerken van ritten en kilometerkosten, en kunnen ze eventuele fluctuaties in de kosten beter beheersen.
Ook biedt het voordelen op het gebied van compliance. Het vaststellen van een vaste vergoeding voorkomt misverstanden over belastingregels en voorkomt dat je onterecht kosten declareert die niet binnen de belastingvrije regeling vallen. Dit maakt het voor beide partijen een stuk overzichtelijker en voorkomt onverwachte belastingaanslagen of andere juridische complicaties.
Kortom, door te kiezen voor een vaste maandelijkse kilometervergoeding, creëer je een eenvoudiger, efficiënter en transparanter systeem voor zowel werknemer als werkgever, waarbij de administratieve last aanzienlijk vermindert.
Zo werkt de regeling: Eenvoudig en overzichtelijk in één stap
Het verstrekken van een vaste kilometervergoeding aan medewerkers is een manier voor werkgevers om hun medewerkers te compenseren voor de kosten die ze maken voor het gebruik van hun eigen auto voor zakelijke doeleinden. In Nederland kunnen werkgevers medewerkers een onbelaste kilometervergoeding geven, mits de vergoeding niet boven een bepaald tarief uitkomt en de vergoeding daadwerkelijk wordt gebruikt voor zakelijke ritten.
Velen van jullie zullen wellicht de term 128/214 regeling al eens voorbij hebben zien/ horen komen…maar hoe werkt dat nu precies?
De vrijgestelde reiskostenvergoeding voor eigen vervoer blijft dit jaar € 0,23 per kilometer. Als werkgever mag je alleen nog reiskosten vergoeden voor de dagen dat je medewerker ook echt naar een (vaste) werkplek reist. Dit kun je doen op basis van werkelijk gemaakte kilometers, maar ook met een vaste vergoeding. Voor het laatste voorbeeld gebruik je de 128/214 regeling.
Een vaste reis- en of thuiswerkvergoeding is alleen van toepassing als tussen de werkgever en medewerker hierover structurele afspraken worden gemaakt en die schriftelijk worden vastgelegd. Worden er geen schriftelijke afspraken gemaakt, dan kan de reiskosten- en/of thuiswerkvergoeding alleen op declaratiebasis plaatsvinden.
Waar zijn deze 128/214 dagen precies op gebaseerd?
De belastingdienst gaat uit van 5 dagen per week naar de werkplek met een aftrek van het gemiddelde aantal vakantie-, ziektedagen en verlofdagen.
Medewerkers die in een kalenderjaar tenminste 128 dagen naar een ‘vaste werkplek’ reizen mogen een vergoeding ontvangen voor 214 dagen. Voor het begrip ‘vaste werkplek’ geldt een definitie uit een ver verleden: van een vaste werkplek is (al) sprake als de medewerker op jaarbasis op meer dan veertig dagen naar dezelfde locatie reist.
Reist een medewerker bijvoorbeeld 130 dagen dan mag je daarnaast nog 214-130= 84 dagen extra reiskostenvergoeding woon- werk aan hem of haar geven.
Werkt je medewerker niet fulltime?
Dan kun je de 128/214-dagenregeling aanpassen aan het aantal dagen dat je medewerker werkt (naar rato).
Voorbeeld: Werkt je medewerker 3 dagen? Dan gaat het om 77 reisdagen (3/5 deel van 128 dagen). Je vergoedt 128,4 dagen (3/5 deel van 214 dagen).
De mogelijkheid voor een onbelaste reiskostenvergoeding geldt niet als je medewerker een auto, of fiets van de zaak gebruikt of een door de werkgever verschaft OV abonnement gebruikt om te reizen naar de vaste werkplek.
Veel medewerkers werken nog steeds regelmatig thuis. Dit heeft (mogelijk) gevolgen voor de vergoeding van reiskosten naar de vaste werkplek. Hoe werkt een combinatie van de reis- en de thuiswerkvergoeding nu precies? We leggen het uit.
Je kunt namelijk niet tegelijkertijd reis- én thuiswerkvergoeding ontvangen. Werkt de medewerker bijvoorbeeld ’s ochtends thuis en ’s middags op kantoor, dan zal hij/zij moeten kiezen. Werkt de medewerker echter ’s ochtends thuis en bezoekt ’s middags een klant, dan mag je naast de thuiswerkvergoeding wel die kilometers van de middag op declaratiebasis als onbelaste reiskostenvergoeding betalen.
Het voordeel van het werken met een vaste reiskosten- en of thuiswerkvergoeding is dat deze bij een periode van tijdelijke afwezigheid van kantoor door bijvoorbeeld ziekte, onbelast kan worden doorbetaald. Pas als de werknemer langer dan 6 weken afwezig is, moet de vaste vergoeding worden gestopt. De betaling van de vaste vergoeding kan dan weer worden hervat vanaf de eerste dag van de aan die volgend op die waarin de werknemer hersteld is. Daarnaast hoeven er geen aparte declaraties te worden bijgehouden.
Als er geen sprake is van een ‘vaste werkplek’ kunnen op dezelfde dag zowel de reiskosten, als de thuiswerkvergoeding onbelast worden verstrekt. Uiteraard voor zover er ook daadwerkelijk thuis is gewerkt en is gereisd met eigen vervoer van de werknemer.
“Samenvattend: eenvoudiger, sneller en efficiënter. Door deze regeling in te voeren, besparen we tijd en zorgen we voor meer duidelijkheid, zowel voor jou als voor ons. Een win-win voor iedereen!”
Meer vergoeden via werkkostenregeling
De reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer is de grens voor de Belastingdienst. Als u meer vergoedt, betaalt uw medewerker belasting over dat extra bedrag. Gebruikt u voor deze hogere vergoeding de vrije ruimte van uw werkkostenregeling (WKR)? Dan blijft ook dit bedrag onbelast. Via de WKR mag u een deel van het totale loon namelijk gebruiken voor onbelaste vergoedingen voor uw medewerkers. Dat heet de vrije ruimte. U hoeft daar geen loonbelasting over te betalen.
Over het algemeen wegen de nadelen van het gebruik van een vaste kilometervergoeding niet op tegen de voordelen. Het is wel aan te raden de nadelen bij de medewerkers onder de aandacht te brengen voordat zij hun keuze voor deelname maken. De nadelen kunnen namelijk gevolgen hebben voor een eventuele (toekomstige) uitkering zoals we hierboven al even schetste. Maar omdat de regeling gunstig is voor zowel werkgever als medewerker is het zeker aan te raden om van deze regeling gebruik te (gaan) maken.
PersonPlus spant zich in om de inhoud van haar blogs zo actueel mogelijk te houden. Ondanks deze zorg en aandacht is het mogelijk dat de inhoud onvolledig, verouderd en/of onjuist is. Er kunnen geen rechten aan de door PersonPlus verstrekte informatie worden ontleend. PersonPlus is niet aansprakelijk voor schade welke kan ontstaan als gevolg van onjuiste of incomplete informatie op de website.