Een nieuwe medewerker? Zo pak je de onboarding aan

Een nieuwe medewerker? Zo pak je de onboarding aan

Een nieuwe medewerker begint binnenkort. De arbeidsovereenkomst is getekend, de laptop staat klaar en de eerste werkdag is gepland. Maar heb je daarmee alles geregeld voor een goede onboarding? Vaak zijn het juist de kleine dingen waar je niet direct aan denkt die een groot verschil maken.

In de video hierboven delen we een aantal praktische tips voor de onboarding van een nieuwe medewerker. Hieronder zetten we deze tips voor je op een rij en leggen we ze verder uit.

Begin al vóór de eerste werkdag

Een goede onboarding begint niet op de eerste werkdag, maar al daarvoor.

Voor jou is het misschien vanzelfsprekend waar iemand kan parkeren, hoe laat jullie lunchen en bij wie een nieuwe medewerker zich op de eerste ochtend moet melden. Voor iemand die voor het eerst binnenkomt, is dat allemaal nieuw.

Stuur daarom vooraf praktische informatie. Denk aan hoe laat iemand wordt verwacht, waar diegene kan parkeren, bij wie de medewerker zich kan melden, wat gebruikelijk is qua kleding en hoe de eerste werkdag eruitziet.

Je hoeft hier geen uitgebreid document van te maken. Een korte mail een paar dagen voor de eerste werkdag kan al veel onzekerheid wegnemen.

Naast een goede onboarding zijn er bij de indiensttreding natuurlijk ook een aantal zaken die je als werkgever moet regelen. Zo moet je bijvoorbeeld de identiteit van je nieuwe medewerker controleren. Meer hierover lees je in ons blog over de wijziging rondom de ID controle.

Maak duidelijk wie waarvoor het aanspreekpunt is

Tijdens de eerste weken heeft een nieuwe medewerker waarschijnlijk veel vragen. Een buddy kan daarbij helpen, maar het is ook handig om duidelijk te maken wie waarvoor het aanspreekpunt is.

Maak bijvoorbeeld een simpel overzicht. Bij wie moet je zijn als je laptop niet werkt? Wie weet alles over een bepaalde klant? Bij wie kun je terecht met vragen over verlof of salaris? En wie kan helpen bij inhoudelijke vragen?

Een lijst met namen en functies zegt een nieuwe medewerker vaak nog niet zoveel. Een praktisch overzicht met wie je waarvoor kunt benaderen, is veel makkelijker.

Leg ook de ongeschreven regels uit

Ieder bedrijf heeft ongeschreven regels. Dingen die nergens officieel staan, maar die voor medewerkers die er al langer werken heel normaal zijn geworden.

Wanneer stuur je bijvoorbeeld een mail en wanneer loop je gewoon even bij iemand binnen? Mag een medewerker zelf beslissingen richting een klant nemen? Wanneer overleg je eerst? Hoe gaan jullie om met thuiswerken? En hoeveel eigen initiatief verwachten jullie?

Voor jou en je collega’s zijn deze dingen misschien vanzelfsprekend. Een nieuwe medewerker kan ze alleen nog niet weten.

Door deze verwachtingen tijdens de onboarding duidelijk te bespreken, voorkom je onnodige onzekerheid en misverstanden. Je helpt je nieuwe medewerker bovendien om sneller te begrijpen hoe jullie binnen de organisatie samenwerken.

Maak de eerste weken concreet

“Loop de komende weken maar even mee” klinkt misschien ontspannen, maar geeft een nieuwe medewerker weinig houvast.

Maak daarom duidelijk wat je in de eerste periode van iemand verwacht. Je kunt dit bijvoorbeeld opdelen in de eerste week, de eerste maand en de periode daarna.

Na de eerste week kan het doel bijvoorbeeld zijn dat de medewerker de belangrijkste collega’s, klanten en systemen kent. Vervolgens kun je werkzaamheden steeds verder uitbreiden en meer verantwoordelijkheid geven.

Maak daarbij niet alleen duidelijk wat iemand moet doen, maar ook waarom. Wat gebeurt er bijvoorbeeld nadat een bepaalde taak is uitgevoerd? Welke collega gaat ermee verder? En welke gevolgen heeft het voor een klant als iets niet op tijd gebeurt?

Door die context mee te geven, leert een nieuwe medewerker niet alleen een taak uitvoeren, maar begrijpt diegene ook sneller hoe de organisatie werkt.

Geef voorbeelden van wat jij onder ‘goed’ verstaat

Nog een punt dat tijdens een onboarding makkelijk wordt vergeten: verwachtingen die voor jou heel duidelijk zijn, zijn dat voor een nieuwe medewerker niet altijd.

Zeg je bijvoorbeeld dat iemand “een goede klantmail” moet schrijven? Laat dan ook eens een voorbeeld zien van een mail die volgens jullie goed is.

Hetzelfde geldt voor een klantgesprek, rapportage of andere terugkerende werkzaamheden. Met een concreet voorbeeld maak je veel sneller duidelijk wat je verwacht dan wanneer je dit alleen uitlegt.

Gebruik de frisse blik van je nieuwe medewerker

Deze tip benoemen we ook in de video en is er eentje die tijdens een onboarding snel wordt vergeten: maak gebruik van de frisse blik van je nieuwe medewerker.

Iemand die al jaren binnen je organisatie werkt, weet precies waar documenten staan, hoe systemen werken en waarom bepaalde processen op een bepaalde manier zijn ingericht. Daardoor vallen onduidelijke of omslachtige dingen vaak niet meer op.

Een nieuwe medewerker ziet die juist wél.

Laat je nieuwe medewerker daarom tijdens de eerste maand een ‘frisse blik lijstje’ bijhouden.

Welke informatie was lastig te vinden? Welke uitleg was niet duidelijk? Welke afkortingen werden gebruikt zonder uitleg? Welk proces voelde onnodig ingewikkeld? En wat had de medewerker graag eerder willen weten?

Bespreek dit lijstje bijvoorbeeld na de eerste maand. Zo krijg jij direct praktische verbeterpunten voor je organisatie én kun je de onboarding voor een volgende medewerker weer verbeteren.

Vraag niet alleen: “Hoe gaat het?”

Natuurlijk wil je tijdens de eerste weken weten hoe het met je nieuwe medewerker gaat. Maar alleen vragen “Hoe gaat het?” levert vaak weinig concrete informatie op.

Stel daarom specifiekere vragen.

Vraag bijvoorbeeld welke werkzaamheden nog onduidelijk zijn, waar iemand meer uitleg over nodig heeft, welke verwachtingen nog niet duidelijk zijn en wat de medewerker achteraf graag op de eerste werkdag al had willen weten.

Plan deze gesprekken ook vooraf in. Bijvoorbeeld na de eerste week, na de eerste maand en later nog een keer. Zo voorkom je dat een evaluatiemoment erbij inschiet zodra het druk wordt.

Een goede onboarding werkt twee kanten op

Zoals je in de video ziet, hoeft een goede onboarding niet ingewikkeld te zijn. Het gaat vooral om duidelijkheid, goede begeleiding en aandacht voor de dingen die voor bestaande medewerkers misschien al vanzelfsprekend zijn.

Begin daarom al vóór de eerste werkdag, maak verwachtingen concreet, leg ook de ongeschreven regels uit en blijf tijdens de eerste periode regelmatig met elkaar in gesprek.

En vergeet vooral die frisse blik niet.

Een nieuwe medewerker moet jouw organisatie nog leren kennen, maar kan jou daardoor tegelijkertijd ontzettend veel leren over je eigen organisatie.

Zo zorg je niet alleen voor een betere start van je nieuwe medewerker, maar maak je met iedere onboarding je organisatie weer een stukje beter.