Het belang van een personeelshandboek

Het belang van een personeelshandboek

Wellicht heb jij er al één, of staat dit al heel lang op jouw to-do lijstje en kom jij er steeds maar niet aan toe. We hebben het hier natuurlijk over het personeelshandboek! In dit blog behandelen we alle ins- en outs van het opzetten van een personeelshandboek, het belang hiervan en daarnaast vertellen we je hoe je als organisatie hier jouw eigen draai aan kan geven. Want hoe leg je deze regels nou vast op een manier dat jouw personeel ook écht aan het lezen blijft?

Waarom is het zo belangrijk?

Een personeelshandboek is dan wel niet verplicht, maar het kan een aantal voordelen met zich meebrengen voor de werkgever. Het opstellen van een arbeidsovereenkomst kan bijvoorbeeld een minder tijdrovende klus worden, doordat aanvullende arbeidsvoorwaarden en gedragsregels tot in detail terug te vinden zijn in het personeelshandboek. Tegelijkertijd bied jij als werkgever jouw personeel houvast, duidelijkheid, transparantie, zekerheid én gemak. Bovendien heeft niet alleen de werkgever heeft hier baat bij, want werknemers vinden duidelijkheid en een overzichtelijke structuur over de geldende regels, rechten en plichten binnen een organisatie ook fijn.

Wat behandel je in een personeelshandboek?

Het opzetten van een personeelshandboek, kan een tijdrovende klus zijn. Het belangrijkste hiervan is vaststellen wat de basis vormt van jouw personeelshandboek. Dit bestaat hoogstwaarschijnlijk voornamelijk uit verschillende personeelsregelingen. Wij zetten de volgende inhoudelijke aandachtspunten van het personeelshandboek alvast voor jou onder elkaar:

• Een omschrijving van de organisatie, waarin de cultuur, filosofie en normen en waarden opgenomen worden
• Instructies over intern en extern gedrag naar klanten en collega’s
• Een interne klachtenregeling m.b.t. pesten, seksuele intimatie en ander ongewenst gedrag, wellicht i.c.m. het aanstellen van een vast extern vertrouwenspersoon. Tip: wist jij dat PersonPlus sinds kort ook de dienstverlening van extern vertrouwenspersoon aanbiedt? Lees hier meer!
• Veiligheids- en gezondheidsvoorschriften
• Voorschriften over het gebruik van bedrijfsmiddelen, internet, e-mail en social media gebruik
• Beleid rondom alcohol en drugsgebruik
• Voorschriften rondom ziekmelden
• Beschrijving van studiefaciliteiten & doorgroeimogelijkheden
• Bepalingen over overwerk, loonsverhogingen en beoordelingen
• Uitleg over werktijden en mogelijk toekomstige aanpassingen van de arbeidsduur
• Regeling over (bijzonder) verlof en het vervallen van vakantiedagen
• Regeling rondom het gebruik van bedrijfsauto’s/leaseauto’s
• Kledingvoorschriften

Hoe geef je jouw personeelshandboek een ‘personal touch’?  

De bovengenoemde basisbeginselen (welke voor jouw organisatie van belang zijn) vormen de rode draad van jouw personeelshandboek, maar het is ook goed om stil te staan bij welke boodschap jouw organisatie over wil brengen aan je (nieuwe) medewerkers, de vormgeving en schrijfstijl, én de toegankelijkheid die jij jouw werknemers biedt.

Met de volgende punten geef je een eigen draai aan het personeelshandboek:

• Neem een tijdlijn op met een overzichtje van de hoogtepunten en leuke nieuwtjes binnen jouw organisatie. Zo zien jouw werknemers meteen in op welke manier jouw organisatie is gekomen waar het nu staat.
• Laat aan jouw nieuwe medewerkers weten hoe de onboarding verloopt! Schrijf een stukje over wat hij of zij kan verwachten tijdens de eerste werkdag.
• Maak een overzicht van alle collega’s met een foto, naam en functie. Zo hebben nieuwe medewerker er meteen een gezicht bij. Ten slotte zijn zij de kern van jouw organisatie!
• Verduidelijk de identiteit en hetgeen waar jij voor staat, door vast te stellen wat de missie, visie en kernwaarden zijn binnen de organisatie.
• Hoe gaat het eraan toe op de werkvloer? Schets jouw bedrijfscultuur waardoor de medewerkers meteen een duidelijk beeld krijgen van de sfeer op de werkplek.
• Geef een indruk van wat er zich allemaal afspeelt buiten de werkvloer. Hoe ga jij om met bedrijfsuitjes, borrels en andere evenementen binnen de organisatie?
• Denk vooral aan de vormgeving: voeg leuke foto’s toe van het team, bedrijfsuitjes en evenementen, werk a.d.h.v. jouw ‘branding’ én incorporeer jouw huisstijl. Het oog wil ook wat!

Tip: PersonPlus kan jou helpen met het opstellen van een personeelshandboek! Heb je hier interesse in? Neem dan vrijblijvend contact op via info@personplus.nl of bel naar 0113-405680!

Tip: Zoek eens op hoe andere bedrijven hun personeelshandboek hebben vormgegeven en bedenk welke vormgeving jij graag zou willen hanteren. Er zijn zelfs sjablonen terug te vinden die je voor jouw handboek kan gebruiken!

Tip: Is het wel echt nodig om jouw personeelshandboek te printen? Denk eens na over een digitale versie, makkelijk om aanpassingen in te maken én ook nog eens beter voor het milieu!