Frequent verzuim gesprek

Frequent verzuim gesprek

Frequent Verzuim, hoe aan te pakken?

Als een werknemer regelmatig ziek is, dan is het belangrijk om met deze werknemer in gesprek te gaan. Maak het verzuim bespreekbaar en leg uit welke gevolgen dit verzuim heeft voor het bedrijf. Probeer samen tot een oplossing te komen. Dit heet een frequent verzuimgesprek. Hoe doe je dat nu op een zinvolle manier?

Wanneer spreken we van frequent verzuim

Er is sprake van frequent verzuim als een werknemer zich minimaal 3 keer in 12 maanden ziekmeldt. De gemiddelde meldingsfrequentie in Nederland is 1. De gemiddelde Nederlander is dus 1 keer per jaar ziek. Als een werknemer zich voor een 3^e keer ziekmeldt, dan kan dit een signaal zijn dat het minder goed gaat met deze werknemer. Daarnaast is frequent verzuim een voorspeller van langdurig verzuim en dit wil je als werkgever natuurlijk voorkomen. Meer dan 70% van het ziekteverzuim heeft te maken met gedrag en gedrag is te beïnvloeden. Dat betekent dat een groot gedeelte van het verzuim te voorkomen of te verkorten is.
In het verzuimprotocol kan worden opgenomen dat bij 3 keer of meer verzuim een gesprek zal plaatsvinden. Het is dan voor de werknemer geen verrassing als je over een frequent verzuimgesprek begint.

Factoren van frequent verzuim

• Een ziek kind, mantelzorg, financiële problemen, opleiding naast het werk of scheiding zijn allemaal zaken die echt belastend kunnen zijn voor een werknemer, maar geen reden zijn voor een ziekmelding. Een ziekmelding gaat over een werknemer die niet in staat is het werk te verrichten i.v.m. ziekte. Mee denken over andere mogelijkheden om afwezig te zijn op werk is dan juist, bijvoorbeeld door calamiteitenverlof, bijzonder verlof of kortdurend en langdurend zorgverlof op te laten nemen.
• Onderliggende oorzaken kunnen zijn: minder plezier in het werk hebben, minder goed functioneren, hoge werkdruk (ervaren), onprettige werksfeer, geen goede samenwerking met directe collega’s.
• Daarnaast kan motivatie een rol spelen. Als een werknemer niet goed op zijn plek zit, zich niet gewaardeerd of betrokken voelt, dan kan een werknemer zich makkelijker ziek melden als het even niet gaat. Een werknemer die gemotiveerd en betrokken is zal dit niet snel toen.
• Natuurlijk kan frequent verzuim ook een puur medische oorzaak hebben, bijvoorbeeld bij een chronische ziekte of kanker. Het is waardevol om ook dan een goed gesprek te voeren, hoe gaat het nu? Lukt alles nog? Waar kunnen we in ondersteunen?

Hoe voer je een frequent verzuim gesprek?

Het is verstandig om het gesprek goed voor te bereiden.

• Zorg dat je alle gegevens over het verzuimpatroon paraat hebt, beperk je bij het bespreken daarvan tot de feiten.
• Zorg dat je het doel van het gesprek helder hebt en je alvast hebt ingeleefd in de situatie van de werknemer.
• Voer een frequent verzuimgesprek bij voorkeur op de dag van herstel, maar uiterlijk binnen drie dagen daarna. Hierover maak je vooraf een afspraak met je werknemer.
• Zorg voor een rustige omgeving en neem de tijd voor het gesprek, ieder mens voelt zich graag gehoord.

Het gesprek zelf

• Geef duidelijk aan wat de aanleiding en het doel van het gesprek zijn: namelijk de aanwezigheid van je werknemer bevorderen en ervoor zorgen dat de werknemer aan het werk blijft.
• Benoem de verzuimcijfers en geef aan waarom jij als werkgever hier last van hebt.
• Stel open vragen door je vragen toekomst gericht te stellen, ‘’Wat heb je nodig om aan het werk te blijven’’? Zijn er onderliggende oorzaken van het verzuim. Bijvoorbeeld door arbeidsomstandigheden en/of privéomstandigheden.
• Laat de verantwoordelijkheid voor het verzuim bij de werknemer liggen, zodat hij zelf de regie gaat nemen. Laat de werknemer zelf aangegeven wat hij/zij nodig heeft om het verzuim te verminderen en de inzetbaarheid te vergroten.
• Maak duidelijke afspraken, wellicht kunnen taken tijdelijk aangepast worden of kan een gesprek met de bedrijfsarts (preventief consult) inzicht bieden wat de belastbaarheid is van de werknemer in relatie tot de klachten. Maak afspraken over het vervolg en het gewenste effect van de afspraken. Wie gaat wat doen? Wanneer? Wat is concreet veranderd?
• Sluit af met een vervolggesprek.

Wil jij naar aanleiding van bovenstaande blog meer informatie, of wil je de casemanager Verzuim van PersonPlus inzetten voor een frequent verzuim gesprek? Dat is mogelijk! Neem contact met ons op en dan helpen wij je graag verder!