Eindejaarsgesprekken

Eindejaarsgesprekken

Het is weer de tijd van het jaar: Sinterklaas, Kerst, Oud & Nieuw én het moment van eindejaargesprekken. PersonPlus ziet dat veel ondernemers het einde van het jaar als een goed moment zien om functionerings- en beoordelingsgesprekken te voeren. Dit jaar is dit echter anders dan anders. Want hoe beoordeel je het functioneren van een medewerker in deze periode? Waar let je op? En wat doe je als een medewerker door de sluiting van jouw zaak een tijd niet heeft gewerkt? PersonPlus helpt je graag op weg!

Een goede voorbereiding is het halve werk

 

De termen functionerings- en beoordelingsgesprek worden met grote regelmaat door elkaar gebruikt. Logisch, beide gesprekken horen bij de gesprekscyclus en hebben veel weg van elkaar. Echter zijn er wel een aantal verschillen. Verreweg de belangrijkste hierin is dat bij een functioneringsgesprek de medewerker ook veel aan het woord komt. Het is dus een tweerichtingsgesprek. Bij een beoordelingsgesprek is de werkgever vrijwel de gehele tijd aan het woord om de prestaties en arbeidsvoorwaarden van de medewerker te bespreken.

 

Voor veel zaken geldt dat een goede voorbereiding het halve werk is. Zo ook met functionerings- en beoordelingsgesprekken. Wanneer je goed voorbereid aan het gesprek begint kom je niet voor verassingen te staan. Je zorgt er dus voor dat je van te voren duidelijk hebt wat je wilt bespreken, met welke insteek en wat het uiteindelijke doel van het gesprek is. Van belang is ook dat de medewerker de ruimte krijgt om eigen onderwerpen in te brengen. Daarom moet de medewerker zich ook voorbereiden op een functioneringsgesprek. Het kan namelijk ook zijn dat de leidinggevende(n) worden besproken.

Wat te doen tijdens de coronaperiode?

 

De coronaperiode is al ingewikkeld en hectisch genoeg. Wel open, niet open, thuis werken of op anderhalve meter, het is behoorlijk verwarrend. Gemakkelijk is dan om functionerings- en beoordelingsgesprekken op een laag pitje te zetten. Dit terwijl deze gesprekken juist goede momenten kunnen zijn om tijdens deze hectische tijd even een moment met de medewerker te hebben. Krijgt de medewerker bijvoorbeeld genoeg begeleiding, zijn alle richtlijnen duidelijk en zijn er vragen over de toekomst? Daar loop jij als ondernemer mee maar jouw personeel ook.

Door de maatregelen is het in sommige gevallen nodig om de gesprekken online te doen. Dit is geen probleem voor de meeste mensen en daardoor kan de anderhalve meter ook gewaarborgd worden. Doe dit echter wel bij voorkeur via een video bel gesprek, in plaats van alleen telefonisch. Dit zorgt voor meer interactie in het gesprek. Kijk als werkgever of de medewerker zich prettig voelt bij de situatie, vraag of je kan helpen bij het thuiswerken en waar de medewerker behoefte aan heeft in deze tijd. Probeer vooral de nadruk te legen op het motiveren van de medewerker. Prestaties beoordelen is in sommige branches (bijvoorbeeld horeca) bijna niet te doen vanwege tijdelijke sluitingen. Het is dan van belang om ervoor te zorgen dat er gemotiveerd personeel klaarstaat voor wanneer de tent weer gaat draaien. Hou het daarom persoonlijk en verval niet teveel in een keiharde beoordeling.

Gesprekken vanuit huis zijn niet ideaal, maar probeer er desondanks het beste van te maken. We hebben elkaar weer hard nodig zodra de horeca weer op gang komt!

Gesprek gehad en wat nu?

 

Dus, naar tevredenheid een gesprek gehad? Zorg dan dat je hier een kort gespreksverslag van maakt. Hierdoor bouw je een dossier op waar je ten alle tijden op kunt terugvallen. Dit is makkelijk wanneer zaken toch onduidelijk blijven, iemand zich niet aan afspraken houdt of je in het ergste geval over wilt gaan tot ontslag van de medewerker.

PersonPlus begrijpt dat het voeren van een goede HR en gesprekscyclus niet altijd tot de prioriteiten van ondernemers hoort. Echter is het van groot belang voor een succesvolle organisatie. Daarom hebben we handige formulieren ontwikkeld die je kunt gebruiken tijdens deze gesprekken. Want het gevoel, welzijn en de motivatie van medewerkers is van essentieel belang voor jouw onderneming. Zij vormen namelijk de kern van jouw onderneming en dragen jouw normen en waarden dagelijks uit in hun werkzaamheden. Extra belangrijk dus om jouw medewerkers te blijven stimuleren en motiveren.

Continue dialoog

 

Steeds meer bedrijven stappen tegenwoordig af van de ‘traditionele’ gesprekscyclus -bestaande uit (o.a.) een functionerings- en beoordelingsgesprek op vaste momenten in het jaar- en gaan over op een moderne vorm van de gesprekscyclus genaamd “continue dialoog”. Dit omdat de traditionele manier van werken vaak als niet inspirerend wordt ervaren, deze gesprekken vaak relatief subjectief zijn en medewerkers vaak gespannen zijn voor dit moment. Continue dialoog betekent dat je als manager continu met je medewerkers in gesprek bent over groei en ontwikkeling.

Hoe maak je de overstap nu naar continue dialoog? Veel organisaties beginnen met het geven van meer regie aan de medewerker, coachend leiderschap of het werken in zelfsturende teams. Het invoeren van de continue dialoog komt vaak daarop volgend. Continue feedback is daarbij een belangrijk onderdeel. Door middel van bijvoorbeeld 360 graden feedback vraag je zowel feedback aan collega’s en leidinggevenden, als aan externen (zoals klanten en leveranciers). Zo weet de medewerker continu waar hij staat in zijn persoonlijke ontwikkeling, en weet de manager dit ook van al zijn medewerkers. Door de verantwoordelijkheid bij de medewerker te leggen laat je hen zelf ontdekken waar hun talenten liggen en hoe zij deze verder kunnen ontwikkelen.

Het voeren van gesprekken niet zo jouw ding?

 

Is het voeren van gesprekken over functioneren en ontwikkeling toch niet zo jouw ding? Vind je het lastig en weet je niet zo goed waar je moet beginnen? PersonPlus helpt je bij de gesprekscyclus met handige formulieren welke je tijdens de verschillende gesprekken kunt gebruiken. Dat scheelt weer een zorg in deze tijden. Deze formulieren zijn beschikbaar voor PersonPlus klanten. Vraag ernaar via de bekende weg: e-mail, telefoon of WhatsApp! Dat is PersonPlus, dé externe personeelsafdeling voor het MKB.