De werkkostenregeling: aan welke regels moet worden voldaan?

De werkkostenregeling: aan welke regels moet worden voldaan?

De werkkostenregeling is per 1 januari 2011 actief maar blijft voor veel ondernemers een ingewikkelde regeling.

De werkkostenregeling (WKR) is voor werkgevers in het leven geroepen om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan jouw werknemers te geven. Maar welke vergoeding of verstrekking aan jouw werknemer zijn belast en welke onbelast? Wat moet je als werkgever bijvoorbeeld doen met personeelsfeestjes, tablets of zakelijke mobiele telefoons? Door de vele variabelen kan de WKR onduidelijk worden voor jou als werkgever. Daarom wordt in dit blog uitgelegd welke regels er zijn en welke kosten wel en niet belast zijn.

Wat houdt de WKR in?

Allereerst is het belangrijk om vast te stellen dat alles wat vanuit de werkgever wordt verstrekt of vergoedt aan de werknemer loon is. Maar in het voordeel van de werkgever heeft de belastingdienst besloten dat niet iedere vergoeding of verstrekking is belast. Jij als werkgever mag namelijk een gedeelte van het fiscale loon (het totaalbedrag van uitbetaald loon) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor jouw werknemers. Dit wordt de vrije ruimte genoemd.

Sinds 1 januari 2020 bedraagt de vrije ruimte 1,7 procent voor de eerste € 400.000 van de loonsom per werkgever. Voor het bedrag boven de € 400.000 geldt een percentage van 1,2%. Gaandeweg 2020 is, door een motie van de Tweede Kamer aan de staatssecretaris, verzocht de vrije ruimte te verhogen. De staatssecretaris verhoogt de vrije ruimte voor de eerste € 400.000 van de loonsom per werkgever eenmalig en tijdelijk naar 3 procent voor het jaar 2020 vanwege de coronacrisis. De verruiming heeft uitsluitend betrekking op het jaar 2020, voor 2021 is al besloten dat de WKR wordt verlaagd, over de eerste € 400.000 betreft 1,7 procent de vrije ruimte en over het meerdere 1,18 procent.

Over de zogenoemde ‘vrije ruimte’ hoef je geen loonbelasting te betalen. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Je maakt gebruik van de werkkostenregeling als individuele werkgever.

Maar betekent dit dan dat alle vergoedingen en verstrekkingen direct ten koste gaan van de vrije ruimte? Nee, er zijn nog andere mogelijkheden. Als je als werkgever iets aan jouw werknemer vergoedt, zijn er vijf mogelijkheden. Deze kunnen worden onderverdeeld in:

  • Intermediaire kosten;
  • Gerichte vrijstellingen;
  • Nihilwaarderingen;
  • Kosten binnen de vrije ruimte (3 procent tot en met een loonsom van € 400.000 plus 1,2 procent van het restant van die loonsom);
  • Kosten buiten de vrije ruimte.

Intermediaire kosten

Onder intermediaire kosten worden kosten verstaan die de werknemer betaalt voor de werkgever. Voorbeelden hiervan zijn; een zakelijke lunch en parkeerkosten die de werknemer voorschiet. De rekening wordt vervolgens aan jou, de werkgever, in rekening gebracht. Over deze vergoeding aan de werknemer hoef je geen belasting te betalen, dit wordt namelijk niet als loon gezien. Dit houdt tevens in dat dit niet ten koste gaat van de vrije ruimte.

Gerichte vrijstellingen

Binnen het belastingrecht heeft de Wetgever gerichte vergoedingen en verstrekkingen vrijgesteld. Dit betekend dat deze gerichte vrijstellingen onbelast mogen worden vergoed en dat deze geen betrekking hebben op de vrije ruimte. De gerichte vrijstellingen kunnen als volgt worden onderverdeeld:

  • Vervoer;
  • Reiskosten (tot € 0,19 per kilometer);
  • Verklaring omtrent gedrag;
  • Laptops, mobiele telefoons, tablets*;
  • Cursussen, seminars en opleidingen;
  • Zakelijke overnachtingen;
  • Maaltijden bij overwerk en koopavonden.

*Indien het noodzakelijkheidscriterium van toepassing is. Dit is het geval indien: de voorziening naar redelijk oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking; de werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekend worden aan de werknemer; en de werknemer de voorziening terug moet geven of de restwaarde van de voorziening aan de werkgever moet betalen als hij deze niet meer nodig geeft voor de dienstbetrekking.

Nihilwaarderingen

Dit betreffen voorzieningen op de werkplek. Voorbeelden hiervan zijn thee of koffie. Hierover hoeft geen belasting te worden betaald en dit geldt tevens niet voor de vrije ruimte. Daarbij is het belangrijk dat het alleen om loon in natura gaat en niet in geld. Naast thee of koffie bestaan er uiteraard ook nog andere vergoedingen zoals:

  • Apparatuur
    Dit geldt voor apparaten die tevens buiten de werkplek kunnen worden gebruikt. Het is daarbij wel belangrijk dat de apparatuur voor minstens 90 procent zakelijk wordt gebruikt. 
  • Bedrijfskleding
    Bedrijfskleding die tijdens dienst uren wordt gedragen. Daarbij is het verplicht dat de bedrijfskleding is voorzien van een logo van de onderneming.
  • Bedrijfsfitness
    De bedrijfsfitness behoord ook tot de nihilwaardering. Het is daarbij van belang dat de fitness op de werkplek wordt uitgevoerd. Indien sportschool abonnementen worden verstrekt behoren deze wel tot de vrije ruimte.
  • Consumpties
    Dit betreffen eten en drinken die niet behoren tot een maaltijd. Wanneer bijvoorbeeld een lunch wordt verstrekt wordt dit aanschouwd als loon.
  • Voorzieningen werkplek
    Dit begrip is erg breed maar bestaat bijvoorbeeld uit een bureau, computer, pennen en vaste telefoons.

Vergoedingen die in de vrije ruimte vallen

In de bovenstaande hoofdstukken zijn vergoedingen weergegeven die niet ten laste vallen van de vrije ruimte. Wanneer andere vergoedingen worden verstrekt, anders dan in bovenstaande hoofdstukken, vallen deze in de vrije ruimte. Vergoedingen die hierin vallen zijn bijvoorbeeld personeelsfeestjes en kerstpakketten. Daarbij is het belangrijk dat – zoals in het hoofdstuk “Wat houdt de WKR in” is vermeld- rekening wordt gehouden met het maximum van deze vrije ruimte. In deze vrije ruimte is het dus mogelijk om onbelaste vergoedingen te verstrekken aan je personeel en, als jij zelf ook op de loonlijst van je onderneming staat, aan jezelf.

Vergoedingen die buitende de vrije ruimte vallen

Wanneer jij als werkgever meer vergoedingen verstrekt, aan je personeel of jezelf, dan aan vrije ruimte beschikbaar is zal hierover een hoog tarief aan belasting moeten worden betaald. Het eindheffingstarief bedraagt 80%, wat overigens niet op de werknemer mag worden verhaald.

Gebruikelijkheidstoets

In bovenstaande hoofdstukken is de WKR toegelicht waarbij de werkgever veel vrijheid krijgt voor de invulling hiervan. De wetgever wil deze vrijheid uiteraard beheersen en heeft om die reden de gebruikelijkheidstoets in het leven geroepen. De vergoedingen of verstrekkingen worden vergeleken met vergelijkbare situaties. Dit houdt in dat de vergoeding of verstrekking niet meer dan 30% mag afwijken met vergelijkbare situaties, wanneer dit niet het geval is wordt het totale bedrag aanschouwd als loon. Aanvullend op deze 30-procent-regel geldt op vergoedingen een maximum van € 2.400. De bewijslast of een vergoeding gebruikelijk is, ligt bij de belastingdienst.

Tip van ons: wat als je aan het einde van het jaar nog vrije ruimte over hebt?

Het is jammer om vrije ruimte over te houden, want deze kun je in principe vrij besteden. Het einde van het jaar nadert en dat betekent dat de kerstpakketten weer in aantocht zijn. Maar je kunt de resterende vrije ruimte ook besteden aan bijvoorbeeld een bonus voor een extra goed presterende medewerker of een bonus voor jezelf als DGA.

Benut jij je vrije ruimte optimaal? Heb je nog vragen over de werkkostenregeling? Neem contact met ons op en we helpen je graag verder!