De drie plichten van ID controle

De drie plichten van ID controle

Identificatie… Drie keer een P… Hoe zit het daar mee?

De drie plichten van een werkgever ten aanzien van de identificatie van een werknemer…ken jij ze? We schreven er al eerder over, maar omdat we hebben gemerkt dat het toch nog veel vragen oproept bij zowel werkgevers als werknemers, willen we ze toch nog eens benoemen.

P1: Verificatieplicht

Wanneer een werknemer bij jou in dienst komt, ben je verplicht diens originele identiteitsbewijs te controleren op echtheidskenmerken en geldigheid. Dit heet de verificatieplicht. Wanneer je deze medewerker inschrijft bij PersonPlus, wordt je ook gevraagd of je het identiteitsbewijs hebt gecontroleerd…dit is dus niet voor niets en het staat er niet voor de sier.

P2: Bewaarplicht

De bewaarplicht houdt in dat je een kopie van een identiteitsbewijs van een werknemer tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan moet bewaren. Dit betreft het identiteitsbewijs dat geldig was op het moment dat de medewerker in dienst kwam (1^e werkdag). Verloopt dit tijdens de arbeidsovereenkomst? Dan hoef je dit niet te vervangen.

P3: Zorgplicht

Als laatste van de 3P’s kennen we de zorgplicht. Deze houdt in dat je als werkgever je werknemers bij een controle in de gelegenheid moet stellen aan hun identificatieplicht te voldoen. Dit betekent voor de werknemer dat ze ook tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs moeten kunnen tonen. Jij moet jouw werknemers hierop wijzen, dit geldt overigens ook voor ingehuurde arbeidskrachten.

Let op!

Er is een verschil tussen de identiteitsbewijzen die bij de 3P’s geldig zijn! Dit wordt duidelijk door uit te leggen waaraan een identiteitsbewijs bij indiensttreding, dus bij de verificatieplicht en bij het opslaan, de bewaarplicht, moet voldoen.

Bij het controleren van een origineel identiteitsbewijs moet je letten op:

• De pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor je staat?
• Kenmerken: kloppen de fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
• Handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten
• Geldigheid: is de vervaldatum nog niet verstreken op 1^e werkdag?
• Nationaliteit: is deze vermeld?

Bij dit laatste punt ontstaat het verschil: want waar in het dagelijks leven en bij de laatste P een rijbewijs voldoende is, is dat bij de verificatie niet. Op een rijbewijs staat namelijk geen nationaliteit vermeld! Alleen een identiteitskaart of paspoort voldoet aan alle punten, uitgaande van een medewerker met de Nederlandse nationaliteit.

Het document dat geverifieerd is, is ook het document waarvan in het kader van de bewaarplicht een kopie moet worden opgeslagen.

Tips voor de bewaarplicht

Om aan de 2^e P te voldoen moet je letten op het volgende:

• Het document dat wordt opgeslagen moet hetzelfde document zijn als het geverifieerde document, en daarmee dus voldoen aan alle verificatiepunten
• De kopie moet duidelijk, helder en leesbaar zijn. Alle gegevens moeten zichtbaar zijn, er mag dus niets worden doorgehaald.
• Er mag een watermerk worden toegevoegd waarin het doel van de kopie wordt vermeld. Hiervoor zijn speciale apps te downloaden, waaronder de app KopieID van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties).
• Er moet in geval van een identiteitskaart een kopie worden gemaakt van de voor-en achterkant, en in geval van een paspoort, van de voor- en achterkant van de harde bladzijde in het paspoort.

Uitzonderingen

Nederland zou Nederland niet zijn als er geen uitzonderingen waren…want in 1 geval moet je wel de verificatie maar niet de bewaarplicht toepassen: bij ingehuurde arbeidskrachten uit Nederland of de Europese Economische ruimte moet je wel controleren, maar je mag geen kopie bewaren. De bewaarplicht geldt overigens wel wanneer het een ingehuurde arbeidskracht van buiten de Europese Economische ruimte betreft, van wie je ook moet nagaan of deze mag werken, maar daar lees je meer over in een volgend blog!

Wat doet PersonPlus voor jou?

PersonPlus ziet jouw nieuwe medewerkers over het algemeen niet persoonlijk, jij wel. De verificatieplicht ligt dus bij jou, maar daarna neemt PersonPlus de P van je over.

Zodra jij de medewerker hebt ingeschreven en je naar waarheid hebt ingevuld dat je het ID hebt gecontroleerd, ontvangt de medewerker een email met een link naar het inschrijfformulier. Bij het invullen van dit inschrijfformulier wordt de medewerker gevraagd een kopie van voor- en achterkant van dienst ID of paspoort te uploaden.

Wij controleren voor het inschrijven van de medewerker of de geüploade kopieën voldoen aan de eisen van de verificatieplicht (met uitzondering van de punten die jij als werkgever alleen kunt controleren in bijzijn van de werknemer) en de bewaarplicht.

Voldoet een document niet of onvoldoende? Dan lichten wij de medewerker in en vragen een kopie op van een identiteitsbewijs dat wel volledig voldoet. We schrijven een medewerker pas in als we alle gegevens in goede orde en compleet hebben ontvangen.

PersonPlus kijkt ook naar de bewaartermijn, niet alleen van identiteitsbewijzen, maar ook van andere documenten van de medewerker. Bewaar je zelf ook kopieën? Let dan ook op de bewaarplicht.

Na P2 komt P3…en die is weer voor jou. Je mag je werknemer niet zomaar vragen diens ID te tonen, maar je bent wel verplicht jouw werknemers erop te wijzen dat ze hun identiteitsbewijs moeten kunnen tonen op het werk. Niet aan jou, maar wel in geval van een controle door bijvoorbeeld de arbeidsinspectie of politie. Iedere inwoner van Nederland vanaf 14 jaar is overigens verplicht zich te kunnen identificeren. Controleren hiervan valt niet onder je zorgplicht, het erop wijzen dat het verplicht is, wel.

Ingewikkeld die drie keer een P?dat valt toch wel mee! Kom je er niet uit? Neem dan contact op met twee keer een P: PersonPlus!

Een buitenlandse werknemer aannemen? Dan ligt het net even anders met die P’s! Hierover lees je meer in een volgend blog!