September: tijd om de loonadministratie uit de zomerslaap te halen
door Bianca Meijer - 8 september 2026
De strandlakens zijn opgeborgen, de out-of-office staat uit en het aantal foto’s van zonsondergangen in de teamapp neemt eindelijk weer af. Kortom: september is aangebroken.
Voor veel organisaties betekent dat de start van de laatste sprint richting het einde van het jaar. De jaarafsluiting lijkt misschien nog ver weg, maar ervaren salarisadministrateurs weten beter. Voor je het weet is het december, vraagt iedereen tegelijk vrij en blijkt dat een werknemer al het hele jaar op een ander adres woont.
Met deze praktische checklist voorkom je verrassingen en zorg je ervoor dat de loonadministratie ontspannen het vierde kwartaal ingaat.
Controleer personeelsgegevens
Personeelsgegevens vormen de basis van een correcte loonadministratie. Toch veranderen medewerkers regelmatig van adres of burgerlijke staat.
Goed om even te checken of:
- Persoonsgegevens actueel zijn.
- In- en uitdiensttredingen volledig zijn verwerkt.
Want hoe gezellig een zoektocht naar ontbrekende gegevens ook klinkt, niemand wil daar half december nog mee bezig zijn.
Inventariseer openstaande vakantiedagen
Na de zomervakantie blijkt regelmatig dat medewerkers nog een flink verlofsaldo hebben opgebouwd. Sommige medewerkers sparen vakantiedagen alsof het koopzegels zijn.
Controleer daarom:
- Het actuele verlofsaldo van medewerkers.
- Of wettelijke vakantiedagen dreigen te vervallen.
- Of verlofopnames correct zijn verwerkt.
- Of leidinggevenden voldoende zicht hebben op de resterende saldi.
Door medewerkers tijdig schriftelijk te informeren, voorkom je dat iedereen in december ineens ontdekt dat er nog drie weken verlof opgenomen moet worden.
Houd ziekteverzuim scherp in de gaten
Met de herfst in aantocht nemen verkoudheden, griepjes en andere seizoensklassiekers vaak weer toe.
Daarom is het belangrijk dat ziek- en betermeldingen correct worden doorgegeven, zodat onze verzuim- en loonafdeling deze correct kunnen verwerken. Een medewerker die al drie weken beter is, wil tenslotte niet nog steeds als ziek in het systeem ronddwalen.
Een goede registratie voorkomt fouten op de loonstrook en bespaart achteraf veel uitzoekwerk.
Controleer reiskosten- en thuiswerkvergoedingen
Veel organisaties werken hybride. In theorie reist iemand twee dagen naar kantoor, in de praktijk zit de één er elke dag en heeft de ander zijn bureaustoel thuis inmiddels beter leren kennen dan zijn collega’s.
Bekijk daarom:
- Of vaste reiskostenvergoedingen nog aansluiten bij het reispatroon.
- Of thuiswerkdagen nog kloppen.
- Of wijzigingen in werkdagen zijn verwerkt.
- Of declaraties juist worden doorgegeven.
Zo voorkom je dat iemand een reiskostenvergoeding ontvangt voor een reis die vooral van de keuken naar de werkkamer gaat.
Bereid eindejaarsuitkeringen tijdig voor
Ook ontwikkeling wordt vaak genoemd als iets wat Gen Z belangrijk vindt.
Dat betekent niet dat iedere medewerker na zes maanden een nieuwe functie verwacht. Ontwikkeling kan juist in kleine dingen zitten.
Laat iemand eens aansluiten bij een ander project. Geef een medewerker steeds wat meer verantwoordelijkheid. Kijk naar een passende cursus of training. Of laat iemand een dag met een ervaren collega meelopen.
Vraag vooral waar iemand naartoe wil. Misschien ontdek je mogelijkheden waar je zelf nog niet aan had gedacht.
Bereid eindejaarsuitkeringen tijdig voor
Bonussen, winstuitkeringen en eindejaarsuitkeringen zorgen meestal voor blije gezichten. Tenminste, als ze op tijd en correct worden verwerkt.
Breng daarom alvast in kaart:
- Welke medewerkers in aanmerking komen.
- Welke afspraken zijn vastgelegd.
- Welke bedragen worden verwacht.
- Welke deadlines gelden voor goedkeuring en verwerking.
Wel handig om eerst te kijken hoeveel ruimte er nog in de WKR over is. Anders blijkt achteraf dat de enige echte winnaar van de bonusronde de Belastingdienst was.
Kijk alvast vooruit naar het nieuwe jaar
Het nieuwe jaar lijkt misschien nog ver weg, maar wettelijke wijzigingen en cao-aanpassingen wachten niet tot 31 december. Wij geven deze van te voren aan.
Denk alvast na over:
- Mogelijke salarisverhogingen.
- Aanpassingen in arbeidsvoorwaarden.
- Verwachte wetswijzigingen.
Zo begint januari niet met stress, maar met een voorsprong.
September is meer dan alleen de maand waarin de vakantieverhalen langzaam minder worden. Het is ook hét moment om de loonadministratie een grondige check te geven.
Door nu een paar uur te investeren in controles en voorbereidingen, voorkom je een december vol spoedjes, correcties en paniektelefoontjes.
Tip: Plan deze checklist ieder jaar in september in. Je toekomstige zelf zal je er rond de jaarafsluiting dankbaar voor zijn. 😉
En uiteraard staan wij van de loonadministratie voor je klaar!
PersonPlus spant zich in om de inhoud van haar blogs zo actueel mogelijk te houden. Ondanks deze zorg en aandacht is het mogelijk dat de inhoud onvolledig, verouderd en/of onjuist is. Er kunnen geen rechten aan de door PersonPlus verstrekte informatie worden ontleend. PersonPlus is niet aansprakelijk voor schade welke kan ontstaan als gevolg van onjuiste of incomplete informatie op de website.