Privacy van de medewerker

Privacy van de medewerker

Elke dag voeren wij bij de verzuimafdeling van PersonPlus talloze gesprekken met medewerkers die zich ziek melden. Om een goed beeld te krijgen van de situatie en een inschatting te maken van het verdere verloop, hebben we natuurlijk wat informatie nodig. Maar wat mag je eigenlijk vragen aan een medewerker die zich ziek meldt? De privacy van de medewerker staat immers voorop! In dit blog leggen wij uit hoe privacy en verzuimbegeleiding hand in hand gaan bij PersonPlus.

Wat mag je vragen aan een zieke medewerker?

De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) heeft strikte regels opgesteld over het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens. Organisaties – wij dus ook – moeten zich hier netjes aan houden. En dat betekent dat we slechts beperkt informatie mogen vragen over de ziekte van een medewerker. Dat maakt verzuimbegeleiding en re-integratie soms best een puzzel.

Wat we bijvoorbeeld niet mogen doen: rechtstreeks vragen naar de reden van ziekte of medische beperkingen. Natuurlijk gebeurt het vaak dat medewerkers dit uit zichzelf vertellen, maar wij mogen deze informatie niet noteren of opslaan. Advies geven over behandelingen of medicatie? Ook verboden terrein – dat is exclusief voor de bedrijfsarts.

Hoe krijg je toch relevante informatie?

Ondanks deze beperkingen is het belangrijk om een inschatting te maken: hoe lang gaat het verzuim duren? Is de inzet van een bedrijfsarts nodig? Spelen er misschien andere factoren, zoals een arbeidsconflict?

We mogen wél vragen of de medewerker een idee heeft wanneer hij of zij weer aan het werk kan. Ook kunnen we bespreken of gedeeltelijk werken of aangepast werk een optie is. Door open vragen te stellen en goed te luisteren, krijgen we vaak toch de informatie die we nodig hebben – en blijven we netjes binnen de regels van de AVG.

In sommige gevallen is het snel inschakelen van de bedrijfsarts noodzakelijk om een compleet beeld te krijgen. Alleen de bedrijfsarts mag immers vragen stellen over de medische situatie en deze informatie verwerken.

Wat mag je van de medewerker verwachten?

Iedereen weet hoe het proces werkt: medewerkers melden zich ziek op de dag zelf. Omdat PersonPlus ook in het weekend bereikbaar is, kan dit zelfs 7 dagen per week. Zo zorgen we ervoor dat er altijd direct contact is en dat we snel een inschatting kunnen maken van de duur van het verzuim. Als er iets bijzonders speelt, zoals ziekte door zwangerschap of een arbeidsconflict, kunnen we daar meteen op inspelen.

Blijkt uit het gesprek dat gedeeltelijk werken of aangepast werk mogelijk is? Dan bekijken we samen met de werkgever hoe dat geregeld kan worden.

Wat doet de bedrijfsarts?

Zoals gezegd, is de bedrijfsarts de enige die kan beoordelen of iemand arbeidsongeschikt is. Ook geeft hij of zij advies over belastbaarheid en re-integratie.

Belangrijk om te weten: medische informatie blijft privé. De bedrijfsarts deelt deze gegevens niet met de werkgever of met PersonPlus. In het spreekuurverslag staat dan ook geen medische info, maar alleen relevante gegevens over re-integratiedoelen, stand van zaken, beperkingen (zonder medische termen), een inschatting van herstel en een re-integratieadvies.

Soms heeft de bedrijfsarts extra medische informatie nodig van de behandelaar van de medewerker. In dat geval wordt de medewerker gevraagd een machtiging te geven. Op die manier kan de bedrijfsarts een passend advies opstellen.

Wat we vaak zien, is dat een huisarts of specialist (uiteraard met de beste bedoelingen) een advies geeft over wat iemand nog wel of niet kan. Maar uiteindelijk is het de bedrijfsarts die bepaalt wat dit betekent voor de werkbelasting en de re-integratie.

Wat mag opgeschreven worden?

Bij PersonPlus werken we met een verzuimregistratiesysteem waarin we de Wet Verbetering Poortwachter nauwkeurig volgen. Hierin leggen we afspraken vast tussen medewerker en werkgever, bijvoorbeeld over de inzet van de bedrijfsarts, re-integratiemogelijkheden en aangepast werk. Maar let op: medische informatie, diagnoses en behandelingen mogen we niet registreren.

Do’s & don’ts

• Vraag de medewerker hoe het gaat en of hij/zij een inschatting kan maken van terugkeer naar werk.
• Bespreek of gedeeltelijk of aangepast werken mogelijk is.
• Raadpleeg de bedrijfsarts over de re-integratiemogelijkheden.
• Leg afspraken vast, maar noteer géén medische informatie.

Door zorgvuldig om te gaan met privacy en tegelijkertijd een vinger aan de pols te houden, zorgen we voor een goede balans tussen bescherming van de medewerker en effectieve verzuimbegeleiding. Dat is niet altijd eenvoudig, maar hey – daar zijn wij voor!

Vragen?

Stel ze aan PersonPlus! We zijn te bereiken via info@personplus.nl en 0113-405680 of stuur een berichtje!